イベントのひらきかた【開つーHowTo】

どうやったらいいか分かりづらいいろんなモノゴトの開き方をお伝えしようという【開つーHowTo】

記念すべき第1回目のテーマは、
ひらきかた


みなさん、おはようございます

ここのところ、まさに「場を開く」事業、開つーが運営するコワーキングスペース開場(ひらば)のOPEN準備に邁進していたおさや@開つーです。

バタバタしている間に、気付いたら、「ひらきかたつーしん」になっていました。
いやはや。

やんごとなき事情で枚方の情報発信をやめることになったのは残念ですが、せっかく場を開いたことですし、これからこの「開場(ひらば)」を使っていろんな「開き方」を取り上げていけるので、楽しみな気持ちでいっぱいです
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この「開場(ひらば)」は本日4月1日から開きま〜〜す
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とにかく広いし、見晴らしがよくてテンションも上がるロケーションなので
イベントも開き放題

お、イベント?!

いい流れが来たので第1回「開つーHowTo」では、イベントの開き方をご紹介したいと思います
あったかくなってきたので、みんなで集まってなんかワイワイ集まるイベントがしたいな〜と思っている方も多いと思いますし

※先にお伝えします!以下、クソ真面目な記事になっておりますのであらかじめご了承ください

一口にイベントと言っても意味が広くて難しいですが、いくつか例を挙げてみます!
家族や友人など身内で集まるコトが多い
  パーティー
  ごはん会・お茶会

もう少し広く知り合いや近しい人を中心に集めるコトが多い
 発表会・音楽会・スポーツ大会
  展示会・品評会・ショー

もっと広く不特定多数の人を集める
 まつり・フェス
  マーケット・手づくり市
  セミナー・勉強会
  ワークショップ

などなど、いろ〜んなイベントがありますよね。
ですが、イベントの企画って結構大変

何から手をつけたらいいかわからん〜っ
何から決めたらいいかわから〜ん
って思う方も多いと思います。

最初から否定で申し訳ないのですが、開つーでもけやきマルシェビジネスカフェコシニールのパーティーなどいろいろなイベントを開いてきましたが、「こうすれば絶対に成功する!」っていうセオリーはないと言うか、絶対にうまく行く方法みたいなのは残念ながらないと思いました

イベントは1回きりのものですが、それで終わらず失敗しながら次回は改善して、地道にコツコツやり続けていくこと、成功への道はそれに尽きると思います(まじめ)

しかしながら、こういう段取りで進めたら形になるとかこのポイントは大事にした方がいい!とか、まだまだ浅い経験値ですが習得したことはいくつかあるので、さくっとご紹介させていただきますね〜

イベントの大小に関わらず一貫してぶれてはいけないのは、
自分が何をしたいか!

小さいものであれば友達の誕生日をお祝いしたい!とか、大きなものであれば日本のスポーツを盛り上げたい!とか、企業であればこの商品を知ってほしい!とか、イベントをするには何らかの目的があると思います。
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(先日開催したひらばのレセプションパーティーの準備の様子)

なので、そのワクワクする気持ち・目的は最初から最後までずっと心にとどめて、大事にしてください。
主催者が一番楽しんで準備することが何よりのイベント成功のコツだと思います!

きっと、進めていくうちに、場所や予算などいろんな条件で迷うことや妥協しなければいけないことが必ず出てきますが、そう言うときに立ち返るのはそこです!自分が何をしたいか!

というわけで、まずは
「やりたいこと」=「理想図」を描いて、現実・具体的に落として行きます!!

 最初に決めること

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イベント企画はいろんなことを考えながら動いて、また動きながら考えて、と同時にやらないといけないことがいっぱいあります。また、自分1人ではなく多くの人を巻き込んでいくので、ある程度の責任感と覚悟を持って進めていきましょう!

(※頼まれてやるイベントなどは条件が先に決まっているのでこの段取りではなかなか出来ないと思いますので、あくまで自由に自分がやりたいイベントをやる場合の流れです!)

とにもかくにも、
誰に参加してほしいか

日程
を決めることが第一です。これは最初に決めないとあとがなかなか決まりません!

ここで注意するのは、自分基準ではなく参加者を基準にすること!!
例えば参加してほしい人が「主婦」であれば夜は参加しにくいですし、「大学生」であれば平日の昼は難しいです。また、同じ日に参加してほしい人が行きそうな大きなイベントがないかどうかリサーチするのも重要です。ここを自分の都合だけで決めるとだいたい失敗しますので、参加してほしい人の立場に立ってよ〜く考えて決めましょう (もっと語りたいけどこの辺で・・・)

予算
何をしたいかによって、お金がどれくらいかかるかが決まりますよね。自分で全部持ち出す訳にもいかないと思いますので、参加者から集めるか、仲間と割り勘するか、寄付を募るか、企業協賛してもらうか、などどのようにお金を集めるか決めて動いて行きましょう。集まらなければどこかで妥協する必要があります。決して無理のないように計画しましょう!

開催場所
続いて、上の2点が決まればどこでやるのが参加者にとって都合がいいか、もしくは、ここでないと出来ない、という場所が出てくると思います。駅近がいいのか、駐車場があるところがいいのか、広いところがいいのか、屋内がいいのか、お金をかけるかかけないか、など。

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例えば、公共施設・公民館・民間の貸しスペース・カフェ・友達の家・自宅・公園などなど。(この辺りまた別でまとめ記事を作りたいです!)

候補が決まれば場所を押さえにかかります。すんなり決まることもあれば、場合によっては非常に苦戦すると思います。

そして、イベント名・定員・参加費・申し込み方法・締切など決めていきます。

た、大変!
し、しんどい!
め、めんどくさい!

ここまでが決まれば半分終わったようなもんです(=゚ω゚)人(゚ω゚=)
あとは動くのみ!!
(※ここまでは前後の調整で順番は前後すると思います。)

スケジュールをたてる
ここまでが決まれば、ある程度イベント当日までのスケジュールが組めると思いますので、簡単でいいので当日までのカレンダーを作って常に確認しながら動いて行きましょう

TO DOリスト・物品リストの作成
頭ではわかっていても人間は忘れてしまう生き物ですので、スケジュールとは別でやることリスト・いるモノリスト(買うモノリスト)もちゃんと作っておくことをおすすめします。可能であれば、1人ではなく誰かに相談して「他なんかいるもんないかな〜」って確認してもらうのがいいと思います!

機材・資材の確保・食品・飲み物・冷やすなら冷蔵庫やクーラーボックス・電源の確認・移動手段・運搬方法・梱包・買い出しの段取り・レンタルの手続きなどなど、大きなイベントほどいろんな段取りがいるのでがんばって準備しましょう

たくさん人を呼ぶなら広告宣伝は必須
例えば、
・特設HP・DM・チラシ・フライヤー・ポスターの作成
・ポスティング・ターゲットが集まりそうなお店に置いてもらう・掲示板や回覧板などのお願い
・Facebookページ・Instagram・twitterなどSNSの活用
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など。最終は知り合いへの口コミ・一本釣りでお誘い!

など、どこまでするかは規模・状況をみて判断して動きましょう。

当日のセッティング
当日がやって来たら、余裕を持って会場入りして、念入りに準備しましょう。
イベントは一発勝負なので忘れ物は絶対にしないように!!一応持っていった方がいいかもと悩むものは使わなくても持っていった方がいいです!

もし2回目以降も続けるイベントであるなら、1回目のイベント開催当日に「次はいつどこでこれをやります!」と伝えられたら一挙にリピーターを得られる機会になるので、出来るなら先回りして段取りを始めておきたいですね〜!

片付け・お礼・備品返却
イベントが終了したら、準備が大変だったイベントほど片付けも大変だったりしますが、最後までめげずに片付けましょう!



いや〜、まとめてみるといろんなことを一気にまとめて考えて動かなければいけないので、やっぱりイベントって難しいな〜とつくづく思います。

大きな企画をするときは、信頼できる相談相手をはじめの段階から1人つくっておくとその人が動ける動けないに関わらず、だいぶ心強いです。

遠慮なくズバッと思ったことを言ってくれる人の方がいいですね。
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(私はよくくら@開つーに相談します。)

よりたくさんの人を集めるには?

来場者が求めるのは非日常
普段体験できないことを経験したり、見聞きしたり、学んだり、そう言う付加価値を求めて来られることが多いと思います。自分がイベントに行こう!と思うのもそういうものを求めて行くのではないでしょうか?

なので、そこを狙って企画するといいかも!

もはや昔の言葉になりましたが、
お・も・て・な・し
の精神ですね。

サプライズを用意するとか、
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(ひらばレセプションパーティーで歌う枚・かた男)

ここでしか体験できないものを用意するとか、
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(ひらばレセプションパーティーで用意した枚方のワインコーナー)

プレゼントを用意するとか・・・
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自分が嬉しいもの・参加してほしい人が嬉しいものをちょっとでも用意するのとしないのでは、満足度が全然違うと思います!

ただし、イベントを開催する目的がとにかく人を集めることだったら、おまけがあるとかクーポンつけるとか、お金をかければそれなりに集められるかと思いますが、イベントの目的にあった人に来てほしいと言う場合は、ものやお金でつらないでイベントの中身で勝負する方が来てほしい人に来てもらえると思います!

また、告知する際に「どんな人が主催しているか」っていうのも積極的に出した方が、参加者が安心できるのでよりハードルが下がると思います。

特に新しいイベント・斬新な企画などはイメージがしにくく「私なんかが参加しても大丈夫かな?」と心配して参加を踏みとどまる人が多いので、イメージできる写真いっぱい載せたり、誰が参加しても大丈夫であること(初心者OKとか)を書いておきましょう!

イベント当日は華々しいですが、それまでの準備はめっちゃ地味で細かいことばかりです。
が、めげずにコツコツ準備を進めることが大事ですね〜

コラボイベントって意外と難しい

お互いの強みやいいところを活かして新しい化学反応が生まれるコラボイベントもとっても面白いです!

開つーでもよくいろんな企業さんとコラボイベントをさせていただきます。
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(5/15にサンケイリビングさんとコラボ開催する枚方フォトロゲイニング

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(本日開催の理想的な子育てファミリーマンションづくりのワークショップ

しかし!一見、やらないといけないことの負担が減って、お互い楽になるかと思いますが、実はコラボの方が難しかったりします。(と個人的に思います。)

どっちが何をやるかと言う役割分担や、いつでも会える訳ではないので打ち合わせやスケジュール調整、全体のイメージが把握しきれないなどの難点があるので、意外と難易度は高いと思います。密な打ち合わせとマニュアルづくりと情報共有が大事です。

お互いイベントの段取りがわかって「じゃあ私これやるから、あなたこれやってね〜」と気遣える関係を作っていけるようにお互いが努力しないと、ぼーっとしてたら何にもやらないまま当日になって、コラボ相手にばかり負担をかけてしまうと、もう一緒にやっていくのは難しいと思われてしまうかもしれません。。せっかくの機会、それは避けたいですよねー。

なので、個人的にはある程度イベントに慣れてからコラボイベントをする方がいいかなと思います!

慣れればどんどん積極的に取り組むことで、お互いの知り合いを紹介し合えたり、新しい分野に突入できたり、コラボ相手の仕事のやり方を学べたり、いいことがいーっぱいあります!楽しみもイベントをする意義も倍増すると思います

イベント初心者のイベンターへの道のり

ちょっと時間はかかりますが、まずは何でもいいので自分が興味のあるイベントをやっている人や団体のお手伝いをさせてもらって、横でしっかり見て学んで、イベントのだいたいの流れを掴みましょう!

それから一回小さめのイベントを自分や仲間とやってみましょう。イベント開催するのが楽しい!って思えたらどんどん開催したり、コラボでもイベントができれば、もう気付けばイベンターです!

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開場(ひらば)で開催したDIY企画ユカハリ・パネル体験

 100%は無理なので、8割ぐらいの気持ち取り組む

イベントの準備ってどんなに頑張って時間をかけてていねいに準備しても完璧ってなくって、何らかの事情であっけなく当日・直前・最中にくつがえされることも多いです。

なので、完璧は無理だと肩の力を抜いておいた方が、臨機応変に柔軟に対応できます。

最初っから人は集まらなくって当たり前だと思います!雨が降ったとか、人が集まらなかったとか、キャンセルが出ちゃったとか、結構「運」次第なんですよね〜。そんな運に左右されるものなので、一喜一憂する必要はなくって、何度も書いてますが、繰り返し何度も行うことで何となくコツが掴めて来ますので一生懸命この日のために膨大な時間と労力をかけてきたのに。。。とへこむ必要は全くないと思います!

イベントに来てくれる人の様子や声を聞いて次に活かすとよりよくなっていきますし、イベントを開いてみたいと思っている人はぜひチャレンジしてみて下さい



ふぅ、ざっとこんな感じでしょうか〜
まだまだワカゾウなので何をえらそうに!と思われたらごめんなさい。

もっと具体的に細かいこといっぱい書きたいんですが、この辺で…というか朝からここまで読んでいただいた人はホンマにイベントやろうと思ってる人だけだと思います(笑)

開場(ひらば)の貸しスペースを使ってイベントを開催したいとご検討いただいているみなさんの相談にはどんどんお応えさせていただきたいと思いますので、おさや@開つーまでご遠慮なく何でも聞いて下さい

あ〜、めっちゃ真面目に記事作りすぎて、ウソつきそびれましたー!
ちゃんちゃん!



開場(ひらば)公式サイト

ひらば

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折り返し確認のおさや@開つーからメールがありますので、それで予約完了!

当日5階ひらつー事務所で鍵を借り、利用OK!
(※ゆくゆくはフォームからのお申し込みとなります) 

ライター:おさや@ひらつー おさや@ひらつー

カテゴリ : まとめ